• Uživatelská příručka AWIS
• Menu nastavení

Menu Nastavení

Parametry pro nastavení funkcí a ovládání celého pokladního systému jsou uloženy pod nabídkou „Nastavení“ v základní obrazovce manažerské části AW Office. Jedná se o parametry pro tisk, nastavení číselníků, vzdáleného přístupu pro obsluhu pokladny, parametry pro platební karty a stravenky, vnitřní účet, exportu do CSV, nastavení slev, parametry pro obsluhu skladových položek apod. Kombinací parametrů a přístupových práv jednotlivých uživatelů lze docílit bezpečného přístupu do úloh pokladního systému.

Účtenky (nastavení tiskárny)

Funkce pro nastavení tiskárny pro účtenky, nastavení velikosti písma, nastavení textu hlavičky a patičky,

Parametry nastavení Účtenek

Účtenky (nastavení tisku) – tisk účtenek se provádí vždy na tiskárnu, jedná se o pravidlo, že bez vytištěné účtenky nelze dokončit transakci. Proto je důležité, aby účtenka byla vytištěna. V případě, že tisk se provede do virtuální tiskárny nebo není připojena fyzicky tiskárna k počítači nebo v síti, tak nelze dokončit vytištění účtenky. V tomto případě se objeví chybové hlášení „Port není připojen“.

V parametrech nastavení lze podle potřeb uživatele změnit typ, hustotu a velikost písma, text v zápatí a záhlaví účtenky, velikost levého a pravého okraje, určení tisku ceny s DPH nebo bez DPH. Parametry pro tisk účtenky se vždy nastavují dle požadavků uživatele s ohledem na dodržení legislativních pravidel.

Dle požadavku uživatele je možné provádět i kopii textu vydané účtenky a popřípadě i tisk loga uživatele.

Objednávky, bony (nastavení tiskáren)

Objednávky – jde o úlohu, kterou dle konfiguračních podmínek a požadavku uživatele je možné mít spuštěnou a tvoří doplňující prvek při vystavení účtu v Kase. Vlastním vystavením objednávky je provedeno takové „vnitřní“ potvrzení požadavku na zpracování položek uvedených při vystavení účtu pro klienta a slouží zároveň jako „příkaz“ pro vyřízení požadavku. Na objednávce bývají uvedené položky z otevřeného účtu klienta v Kase. Jako vnitřní příkaz slouží např. pro oddělení „kuchyň“ , aby bylo zřejmé, které položky z Ceníku si klient objednal a pracovník „kuchyně“ provede přípravu a nachystání objednaných položek uvedených na objednávce pro obsluhující personál v Kase a předá jej klientovi.

V menu Nastavení -> Objednávky, bony (nastavení tiskáren) lze zvolit parametry pro specifikaci tisku pro vystavované objednávky. Jakékoliv změna v nastavení parametrů se ihned promítne do části pokladního systému Kasa při vystavování objednávek.

Při vystavení účtu v Kase lze dopsat do objednávky i doplňující poznámky např. pro kuchaře pro přípravu daného menu apod.

Nastavením parametrů lze ovlivnit:

• volbu tiskárny pro jednotlivé skupiny,
• hustotu tisku na objednávce, velikost písma,
• tisk etiket objednávaného zboží,
• použití marže,
• počet výtisků objednávek,
• dle mapy podniku lze určit, jestli je požadavek pro tisk objednávek pro restauraci, zahrádku resp. vybrané účty,
• nastavení textu pro storno objednávek,
• texty objednávek pro jednotlivé skupiny nebo poznámky ke všem skupinám.

Jídelní lístek

Lze určit grafický doplněk při vytváření jídelního lístku a lze jej vložit do záhlaví nebo zápatí. Tisk jídelního lístku je možné zadávat pro všechny nebo i jednotlivé skupiny podle požadavku uživatele.

Tisk Jídelního lístku se provede:

1. Menu Ceník -> tlačítko Provést akci -> vybrat tisk Jídelního lístku
2. Vybere se tiskárna, kam se má provést tisk a před vlastním tiskem se nabídne okno s možností zaškrtnutí skupin, které se mají vybrat do tisku Jídelního lístku nebo bez zaškrtnutí a tisk se provede pro všechny skupiny.

Založení a editace skupin (skupiny pro sortiment)

Používání skupin nebo i tzv. podskupin umožňuje uživateli pokladního systému rozdělit sortiment dle společných rysů do dílčích oblastí. Rozdělení sortimentu je vhodné zejména pro hledání a uživatel má větší přehled o prvcích, které využívá v Ceníku položek.

Uživatel AW office je schopen si jednotlivé skupiny nebo podskupiny rozdělit i opticky, kdy barva označené skupiny může vyjadřovat i její vlastnosti. Dobře zvolené barvy skupin by měly být příjemné pro obsluhu tlačítek.

Slevy z prodeje a nákupů položek

V obchodní praxi lze sjednat slevy různého významu. Může se jednat o množstevní slevy s vazbou na dlouhodobou dodávku položek i mimo ceníky (dodávky objednávek do firem apod.), slevy při akcích, množstevní slevy od dodavatelů ve vazbě na náklady na jednotlivé položky.

V rámci služeb pro stále zákazníky provozovatel může vyjednat slevy na různé akce, vydat slevové karty apod. Výši slevy lze zadat na skupinu nebo podskupinu zahrnující položky, na které se bude sleva vztahovat. Toto je důležitá informace nejen pro zákazníky, ale především pro obsluhu vystavující účtenky. U položek v Ceníku je možné provést záznam o slevě. Údaj o slevě lze tisknout i na vystavené účtence.

Text objednávek

Nastavení určíme, jaké předepsané poznámky k dané skupině se nám v pokladně budou zobrazovat.

Globální nastavení (DPH, EUR, čísla dokladu atd.)

Parametry obsažené v této části menu zásadně mohou ovlivnit základní funkčnost pokladního systému.

Menu obsahuje:

• sazby DPH, která se prolíná do hlavních úloh pokladního systému jako je obsluha menu Sklad a Ceník,
• možnosti nastavení řazení účtu v pokladně,
• zaškrtnutím údaje „plátce DPH“ se ovlivní úlohy pracující s údaji pro výpočet DPH nebo se tím ovlivní i zpracování výstupů,
• nastavení šířky sloupců jednotlivých položek v Ceníku,
• délka kódu v Ceníku,
• načítání rezervace ze vzdáleného „ xml“ souboru,
• zadání parametrů podle zobrazení zadaného data,
• druhy měn a hodnotu kurzového lístku – nastavuje se měna základní ovlivňující hodnotu položek v Ceníku a ve skladu, dále je možnost zadat druhou cenu, vůči které bude provádět přepočet pomocí měnového kurzu. Hodnotu kurzu je třeba brát z kurzového lístku „střed“ ČNB.
• nastavení čísla dokladu – formát zadání čísla dokladu má tvar 99/RRRR, tj. 99 – pořadové číslo dokladu a RRRR je číslo aktuálního roku.
• vlastní výše DPH se určuje dle ZDPH a v přílohách k tomuto zákonu jsou jasně určené předměty do jaké sazby spadají, zda do snížené nebo základní.
• Načítání rezervace ze vzdáleného XML souboru – jedná se o propojení na webové prostředí, kdy je možno provést rezervaci ubytování nebo rezervaci stolu v restauraci.

Kasa (skupiny, úseky, storna, vzhled …)

Popis nastavení základních parametrů úlohy Kasa se nastavují dle podmínek uvedených v kapitole xxxxx

Parametry úlohy Kasa jsou rozdělené dle oblastí ovlivňující funkčnost jejího ovládání. Jedná se o část:

• Základní – přihlášení, odhlášení, uzamknutí kasy a další obecné podmínky chodu.
• Manažerské potvrzení – v některých případech je vyžadován souhlas uživatele s právem manažerského rozhodnutí (zejména určení přístupu tlačítek pro ovládání Kasy). Volbu tlačítek lze provést i pro jednoho uživatele podle nastavení přístupu oprávnění.
• Storno – nastavení podmínek pro výkon této funkce (potvrzení zdůvodnění apod.),
• Při placení – nastavení podmínek při placení účtu, tj. zobrazení display zobrazující informaci, jaký obnos je k platbě a jaký k vrácení, zda se budou zobrazovat poznámky).
• Pokladní zásuvka – podmínky otevření pokladní zásuvky při vystavení a platbě účtu.
• Čtečka kódů – podmínky zobrazení EAN kódů při manipulaci s vystaveným účtem.
• Ostatní nastavení – parametry pro vlastní manipulaci s účtenkou, jaké informace budou tištěné na vystavené účtence.
• Vzhled –provede se tmavost odstínu barvy nastavení display v Kase.

Sklad (expirace, čísla skladových karet)

Parametry pro obsluhu skladu se nastavují dle požadavku uživatele.

Účtenky (účtenky, objednávky, uzávěrky …)

Nastavené parametry umožní variantně nadefinovat dle požadavku uživatele tisky účtenek, objednávek, uzávěrek nebo vystavení storno dokladu.

Možnosti nastavení parametrů:

• Základní nastavení – týká se možnosti nastavit slevu při vystavování účtenky.
• Nastavení tisku Účtenky – jedná se o detailní řešení obsahu dokladu, ale tak, aby obsah byl co nejjednodušší, ale přitom neodporoval legislativě o obsahu daňového dokladu. Jiný obsah dokladu bude požadovat uživatel, který bude plátce DPH nebo neplátce DPH. V případě plátce DPH musí daňový doklad obsahovat rozepsané údaje hodnoty základu DPH a vlastní výši daňové povinnosti. Na vystaveném dokladu lze jednotlivé položky rozepsat detailně nebo součtovaně.
• Nastavení tisku uzávěrky – řeší se možnosti obsahu uzávěrkového dokladu a jakou bude mít doklad vypovídající schopnost z hlediska jeho dalšího použití, jedná se zejména o vykazování marže, zisku, slev a storna. Z těchto údajů je možné dále provádět vyhodnocování pro manažerská rozhodnutí o fungování provozu.
• Nastavení tisku objednávek – možné volby obsahu vystavené objednávky.
• Nastavení tisku storna – při vystavení storno dokladu je možné zvolit i parametr pro uvedení důvodu proč byla provedena tato akce. Vystavené storno dokladu sebou nese vždy důvody a dochází k tzv. vratkám zboží na sklad, což se projevuje i při provádění inventur ve skladu.

Slevy (akce, výprodej, zdarma)

Nastavení parametru pro slevové akce, výprodeje, AKCE X + 1 pro položky uvedené v Ceníku. Vydaná sleva se dále projeví v Ceníku položek.

Ostatní (přihlášení, ceník, export Excel, txt)

Mezi tuto skupinu parametrů patří detailnější nastavení podmínek:

• Pro přihlášení zobrazit seznam uživatelů – na úvodní obrazovce při vlastním přihlášení uživatele se zobrazí v nabídkovém okně seznam uživatelů, kteří mohou pracovat s pokladním SW.
• Kasa nelze ukončit bez zaplacení všech účtů – znamená, že nelze provést uzávěrku pokladny, pokud nebudou vyřízeny otevřené účty v Kase.
• Směnu nelze ukončit bez zaplacení všech účtů – znamená, že nnnelze ukončit směnu bez uzavření všech otevřených účtů v Kase.
• Zobrazit marže v Ceníku – volba zobrazení marže u položek v Ceníku.
• Zobrazit marže a zisk v tržbě směny – volba zobrazení marže a zisku při vykazování tržeb směny v AW Office.
• Automatická oprava tržeb – znamená, že bude provedena automatická oprava tržby za směnu v případě nestandardních zásahů u údajů mající vliv na tržbu, tj. například provádění storno položky v otevřeném účtu v Kase atd.
• Nepoužívat Excel pro export dat – pro vlastní export dat lze využívat Excel a v případě jeho nepoužití je možné tuto nabídku potlačit.
• Smazat kredit zákazníků každý měsíc – v části Kasa lze v individuálních případech využívat „kredit“ u zákazníků a dle podmínek u jednotlivých provozovatelů SW lze nastavit automaticky, že kredit musí být využíván v běžném měsíci a nelze jej převádět z jednoho měsíce do druhého.
• Našeptávání – zaškrtnutím údaje lze navolit možnost využití této funkce.

Uživatelé

Přístupová práva pro jednotlivé uživatele definuje pracovník s nejvyššími právy, tj. práva manažerského přístupu a ten udělí možnosti přístupů jednotlivým uživatelům. Pro jednoho uživatele lze navolit i jenom úlohy, ke kterým bude mít přístup. Vstup do pokladního systému by měl mít uživatel chráněn osobním heslem, které by neměl sdělovat jiným osobám z důvodu zneužití.

Přístupová práva se nastaví v části AW Office pod nabídkou menu Uživatelé.

Druhy přístupových práv pro uživatele:

• Manažerský přístup – jedná se o nejvyšší práva s absolutním přístupem ke všem funkcím.
• Práva provozní – jedná se o právo přístupu z hlediska ovládání provozu.
• Práva obsluha – jedná se o přístup práva k účtu v Kase a možnost zobrazení určitých funkcí z části pokladního SW AW Office.

Dle druhu přístupových práv uživatele lze zadat přístup do jednotlivých úloh, tzn. Například, že uživatel s právem obsluhy nesmí zasahovat do položek uvedených v Ceníku a měnit jejich hodnoty nebo do receptur apod.

Manažerský přístup

Uživatel mající práva manažerského přístupu má nejvyšší úroveň vstupu do pokladního SW a přiděluje oprávnění jiným uživatelům až do volby jednotlivých funkcí. Manažerský přístup by měl být chráněn heslem a číslem kódu, jenž se využívá pro určité přístupy v části Kasa. Číslo kódu je uvedeno u uživatele s právy manažerského přístupu v údaji Kód karty. Práva přístupu jsou nadefinována pod tlačítkem Práva majitel a dle jednotlivých nabídkových menu a funkcí.

Práva provozní

Práva vstupu jako provozní se nastavují pro uživatele, který vykonává funkce obsluhy a zároveň musí mít omezený přístup s právem manažerského působení. Uživatel s právy provozní nebude mít přístup na výstupy pro různá vyhodnocení a mající vliv na řízení provozu, statistiky, počítání marže a zisku apod. Toto je pouze určité doporučení, ale vždy záleží na individuálním přístupu manažerského rozhodnutí k jednotlivým uživatelům. Následující obrázky jsou pouze doporučením pro nastavení uživatele s právy provozní dle jednotlivých menu.

Vzhledem k velkému množství funkcí uvedeným pod jednotlivými tlačítky nabídek budou dále uvedena pouze ta menu, kde dochází k omezení přístupu uživatele s právem provozní.

Sklad

Uživatel má právo ke všem funkcím mimo:

• přístupu k rychlému naskladnění,
• příjem majetku a
• provádění vyhodnocení dle dodavatelů.

Ceník

Omezený přístup pro zobrazení položek v Ceníku po jednotlivých dnech. Z hlediska manažerského přístupu jde o pohled hospodaření subjektu.

Nastavení

Omezený přístup je k činnostem, které patří do obsluhy uživatele s nejvyššími právy.

• Obchod – dodatečné parametry
• Určení složky pro export CSV
• Přepisování databáze

Směna

Omezení se týká přístupu ke vkladům a výběrům v části Kasa.

Zálohy

Omezení se týká práce s databází (obnova, přepis, zkušební provoz).

Uživatelé

Omezení se týká nastavení práv pro manažera.

Statistiky

Omezení se týká sledování prodeje dle číšníků, vyhodnocení marže a zisku a editace v tržbách.

Zákazníci

Nápověda

Omezení se týká technických podmínek zpracování:

• defragmentace pokladny,
• nastavení logování,
• přepočet tržeb,
• práce s databází – obnova,
• komunikace s webem a
• e-shop.

Obsluha

Uživatel s právem obsluha používá nejčastěji nabídky funkcí v části Kasa a do části AS Office má pouze možnost právo nahlédnutí nebo potom je možnost přidělení práva přístupu v této části SW k jednotlivým úlohám.

Vzhledem k velkému množství nabídek a funkcí budou dále uvedeny pouze možnosti a doporučení, k nimž by uživatel s právem obsluhy měl mít přístup.

Sklad

Uživatel se může prohlédnout položky na skladě, ale nesmí mít možnost provádět změny v údajích.

Menu Ceník

Uživatel se může prohlédnout položky v ceníku, ale nesmí mít možnost provádět změny v údajích.

Menu Směna

Uživatel má právo zahájit a ukončit směnu v části Kasa pokladního SW.

Menu Kasa

Uživatel má právo možnost provádět přesuny v účtech.

Vzdálený přístup do pokladny

V této části se provede nastavení spojení vzdáleného přístupu do pokladny. Podmínky technického charakteru řeší obslužný servis pokladního systému, uživatel toto prostředí nenastavuje sám. Vždy to je ve spolupráci s odborným pracovníkem.

Platební karty, vnitřní účet

Platby účtu lze provádět i bezhotovostním stykem, tj. použitím platebních karet, voucherů, vystavenou fakturou apod. Seznam je uveden v této nabídce parametrů s možností volby, zda i tyto „bezhotovostní

platidla“ vykazovat v tržbách směny a při tisku uzávěrky. Podmínky si stanoví provozoval SW podle vnitřních pravidel.

Stravenky

Pokladní SW umožňuje i platbu formou stravenek např. při zajišťování závodního stravování zaměstnanců nebo lze stravenkami platit i individuálně při platbě účtu v Kase. Hodnota stravenek je vždy v dohodnuté ceně, která se zaznamená do seznamu Stravenky včetně jejich názvů, protože na trhu je několik druhů stravenek. Pro hospodaření se stravenkami platí zvláštní pravidla a nelze na stravenky vracet hotovost nebo pouze omezenou výši.

Akce

Funkce pro vytvoření akce, které určují, kolik množství položky si zákazník musí koupit, aby dostal položku zdarma. Akce se při vytvoření určuji datumem, kdy akce se zahájí a kdy ukončí