Jak vybrat informační systém Aneb když Excel přestává stačit

Tabulkový procesor má v kontextu účetnictví své limity – excelovské soubory se množí geometrickou řadou a přehlednost se nakonec zcela vytratí. Děje se to i vám a máte pocit, že nastal čas na změnu – ale nevíte jakou? Udělejme si jasno v tom, kdy stačí jednoduchý účetní program – a kdy je čas sáhnout po robustním informačním systému.

Malá firma, malé starosti

Živnostníkům a „mikrofirmám“ většinou stačí základní účetní software. Klíčová je především jednoduchost – školení by nemělo zabrat více než pár dní. Potřebujete nástroj, který zvládne faktury, DPH a základní účetnictví. Implementace zabere den nebo dva a můžete se vrátit k tomu, co vás skutečně živí. Nejde o Ferrari mezi systémy, ale spolehlivého pracanta pro každodenní rutinu.

Když firma roste

Středně velká firma už potřebuje víc než jen účetnictví. Sklady, objednávky, CRM – všechno musí běžet jako švýcarské hodinky a hlavně pod jednou střechou. Přeskakování mezi různými programy snižuje efektivitu a zvyšuje chybovost. Tady nastupují komplexnější ekonomické systémy. Počítejte ale s tím, že implementace zabere dva až tři měsíce. Investice do kvalitního systému se vrátí v podobě ušetřeného času a přesnějších dat.

Velké ryby, velká data

Pro velké společnosti je informační systém jako nervová soustava. Musí zvládnout stovky uživatelů, gigabajty dat a především – bezpečnost na prvním místě. ERP systémy v této kategorii často komunikují s dalšími firemními nástroji, od docházkového systému až po výrobní linky. Implementace většinou zabere půl roku, někdy i déle. Velké firmy ale získají nástroj, který jim umožní efektivně řídit složité procesy.

Na co si dát pozor

Nákup systému není sprint, ale maraton. Než se vrhnete do výběru, položte si základní otázky: Co vlastně potřebujete řešit? Kolik lidí bude systém používat? Jaká data budete zpracovávat? Myslete i na budoucnost – co budete potřebovat za dva roky? Důležitá je také kompatibilita s existujícími systémy a možnost budoucího rozšíření.

Pozor na skrytá úskalí

Jeden nejmenovaný majitel středně velké výrobní firmy se rozhodl pro nejlevnější řešení. Po roce musel celý systém vyměnit a investice začít znovu. Poddimenzovaný systém může být horší než žádný – platíte dvakrát. Stejně nebezpečná je i opačná varianta – příliš robustní systém pro malou firmu znamená zbytečné výdaje a nevyužitý potenciál.

Při výběru systému je klíčové znát své potřeby. Malá firma nepotřebuje nejlepší systém z nejlepších – vystačí si se spolehlivým základním řešením. Rostoucí společnost by měla hledat systém, do kterého může dorůst. Velké firmy většinou vědí, co chtějí – potřebují to jen správně specifikovat. Dobrou volbou pro firmy všech velikostí je český ekonomický software RIS.

Důležité je také myslet na uživatele. Sebelepší systém je k ničemu, pokud ho lidé nebudou umět nebo chtít používat. Proto by měly být součástí implementace školení a podpora. Stejně tak je důležité počítat s časem na převod dat a případné customizace.